As ordens de compra são programações de pagamentos recorrentes via boleto, automatizando o recebimento e aprovação dos boletos.
As ordens de compra são programações de pagamentos recorrentes. Sabe o boleto do aluguel, da luz, do software que chega todo mês? Este é o principal caso de uso. A ordem de compra automatiza o recebimento e a aprovação dos boletos recebidos.
A Ordem de compra é uma evolução do Inbox. Se o Inbox oferece um e-mail único (contasapagar@nomedaempresa), a ordem de compra cria uma conta de e-mail por ordem de compra pronto para receber boletos e lança-los já com a classificação, centro de custo e Pessoa na plataforma.
Este e-mail tem uma “chave” no endereço (ex: oc.12.f938fj@…). A chave é um recurso de segurança: o e-mail será enviado ao fornecedor, e não queremos que ele possa simplesmente enviar boletos para a “oc.13…” e etc. Assim, se a chave não bater, o e-mail será ignorado.
Também, a chave é gerada com base em variáveis da ordem de compra - como o valor. Ao alterar o valor-limite mensal, a chave também é alterada.
A criação da Ordem de compra não cria os lançamentos projetados no sistema. Os lançamentos só são criados de fato quando um boleto é recebido na chave de email gerada pela Ordem de compra.
Criando uma ordem de compra
A criação de Ordem de Compra poderá ser feito por usuários com permissão de Operador do módulo de Compras.
Veja como configurar as Permissões no artigo Permissões.
Aprovando uma ordem de compra com o valor maior do que valor limite
Se o seu fornecedor enviar um ou vários boletos com o valor maior do que o valor limite, o lançamento não será feito automaticamente. Todos os usuários com permissão de Aprovador de Compras receberão uma notificação na plataforma e poderão aprovar os lançamentos na página de Compras.
O valor limite é a soma de todas as cobranças mensais. Por exemplo, se você recebe mais de um boleto no mês, o valor limite deve ser igual ou maior que a soma dos boletos recebidos dentro do mesmo período.