Nossa caixa de entrada centraliza todos os pagamentos recebidos via e-mail e DDA. Entenda como ela funciona e como configurá-la.
O que cobrimos neste artigo
2. Principais Funcionalidades
2.2 Mesclagem de Itens de Pagamentos
1. O que é a caixa de entrada
A caixa de entrada captura automaticamente todos os boletos emitidos contra seu CNPJ, extrai as principais informações e dados do pagamento e cria um registro para cada boleto.
A caixa de entrada reduz em até 80% o trabalho manual da captura de pagamentos, além de reduzir erros de digitação, minimizar o risco de fraudes e evitar lançamentos duplicados.
Essa funcionalidade é ideal para centralizar pagamentos pontuais, no caso de pagamentos recorrentes, recomendamos o usa da função "ordem de compra". Saiba mais sobre essa função neste artigo.
2. Principais funcionalidades
2.1 Captura de boletos
A plataforma captura boletos de duas formas:
- DDA: a plataforma é atualizada de hora em hora com os boletos emitidos contra seu CNPJ;
- E-mail: seus fornecedores enviam pagamentos diretamente para a plataforma por meio de um endereço de e-mail personalizado.
Para ativar o recurso de DDA na sua conta, siga este passo a passo ➜
Para receber pagamentos via e-mail, leia este artigo ➜
Assim que um boleto é capturado, a plataforma interpreta suas informações e lança um novo pagamento, preenchendo automaticamente os seguintes dados: linha digitável, valor, data de vencimento e remetente.
Anexos enviados com o e-mail, como nota fiscal e o próprio corpo do e-mail, também são registrados e classificados automaticamente.
Para acessar essas informações, basta clicar no registro que deseja visualizar:
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Os registros são organizados em três abas:
| Aba | O que contém |
| Entrada |
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| Não Identificado |
|
|
Arquivo |
|
A situação de cada registro é atualizado em tempo real, com base nas movimentações que você realizar:
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Situação |
O que significa |
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Lançado |
O pagamento identificado no item (e-mail ou DDA) já foi lançado na central de pagamentos |
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Mesclado |
As informações do item foram mescladas a um pagamento previamente lançado na central |
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Pago |
O pagamento lançado a partir do item já foi liquidado junto ao banco |
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Pendente |
O item da caixa de entrada aguarda uma ação do usuário: lançar, mesclar ou arquivar |
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Duplicidade |
A plataforma identificou um pagamento lançado na central (pago ou não) com o mesmo boleto |
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Spam |
O remetente do item foi registrado previamente na lista de spam |
É possível filtrar os pagamentos da sua caixa de entrada por:
- Data de vencimento: data em que o boleto vence;
- Data de recebimento: data em que o item foi recebido na caixa de entrada;
- Origem: DDA ou e-mail;
- Outras informações: nome, CPF ou CNPJ da pessoa beneficiária e texto do assunto (para e-mails).
2.2 Mesclagem de itens a pagamentos
Caso receba um item cujo pagamento já tenha sido lançado anteriormente, você poderá mesclar as informações de ambos os registros, como dados do boleto e anexos.
Essa função é especialmente útil para atualizar o registo de pagamentos provisionados, uma vez que, assim que o boleto referente àquele registro for identificado via e-mail ou DDA, é possível fazer a mescla entre os dois, transformando a provisão em um pagamento pendente e apto para enviar ao banco.
Saiba como utilizar a mesclagem neste passo a passo ➜
2.3 Regras de lançamento
Para tornar o processo de análise de pagamentos ainda mais ágil, você pode utilizar nossas regras de lançamento. Com elas, você consegue:
- Lançar pagamentos automaticamente;
- Preencher informações de classificação, centro de custo e competência;
- Descartar boletos indevidos.
Para criar uma regra, basta definir quais critérios precisam ser atendidos para que uma das ações acima seja realizada. É possível criar regras utilizando os seguintes campos:
- Remetente do e-mail ou CNPJ;
- Valor do pagamento;
- E-mails cuja duplicidade foi reconhecida.